Informe del uso de Google Docs

1. Introducción

Google Docs es una herramienta de procesamiento de textos en línea que forma parte del entorno Google Workspace. Permite crear, editar y compartir documentos directamente desde la nube, sin necesidad de instalar software específico, y se caracteriza por el guardado automático y la edición colaborativa en tiempo real. Su uso está ampliamente extendido en ámbitos educativos, profesionales y administrativos, lo que lo convierte en una plataforma de referencia para el trabajo y la formación digital.

El acceso a Google Docs se realiza principalmente a través de navegadores web en ordenadores, así como mediante aplicaciones móviles para dispositivos Android e iOS. Esta diversidad de entornos y dispositivos amplía sus posibilidades de uso, pero también introduce retos desde el punto de vista de la accesibilidad, especialmente cuando se utilizan herramientas de accesibilidad como lectores de pantalla y magnificadores. La aplicación presenta una interfaz dinámica y compleja, con múltiples menús, áreas de edición y funciones contextuales que requieren una correcta gestión del teclado, del foco y de la información mostrada al usuario. En este informe, se realiza un análisis de la interfaz web, no entrando en la evaluación de las aplicaciones móviles.

Dada su implantación generalizada, resulta especialmente relevante valorar el grado de accesibilidad de Google Docs para personas con ceguera y con deficiencia visual grave. Desde el CTI de la ONCE, como referente en materia de accesibilidad para este colectivo de personas, se ha determinado analizar su comportamiento desde los entornos de acceso habituales y con los productos de apoyo más utilizados por las personas afiliadas (lectores y magnificadores de pantalla). Esta evaluación pretende identificar posibles barreras, valorar la usabilidad real de la herramienta, ofrecer criterios y recomendaciones que faciliten un uso autónomo y eficaz, especialmente en el entorno educativo.

Este documento se basa en la propia “Ayuda de Accesibilidad de Google” ofrecida por su equipo de soporte técnico y la experiencia de los técnicos del Centro de Tiflotecnología e Innovación (CTI) de la ONCE en materia de instalación, configuración y manejo de las ayudas técnicas utilizadas en cada entorno y perfil de usuario.

2. Requisitos previos

Antes de poder utilizar Google Docs con un lector de pantalla, será necesario realizar una serie de configuraciones para que su uso sea el más adecuado.

Aunque por defecto esté activada la compatibilidad con lector de pantalla y línea braille, el usuario deberá asegurarse de que lo está. Para ello, se deberá pulsar Ctrl + Alt + z y Ctrl + Alt + h respectivamente. La compatibilidad con línea braille deberá estar habilitada, aunque no exista ninguna conectada.

Además, se deberá disponer de una cuenta de Google y conocer el manejo de Google Drive para poder subir los archivos en la nube. Es recomendable configurar Google Drive como un acceso directo más en el explorador de archivos, ya que facilitará el acceso al mismo de una forma más rápida.

Para ello, se deberá acceder a https://dl.google.com/drive-file-stream/GoogleDriveSetup.exe. Se descargará Google Drive en el ordenador y se deberá iniciar sesión. Se abrirá una ventana donde se deberán introducir el usuario y la contraseña y seguir los pasos que vayan apareciendo en la aplicación.

Una vez iniciada la sesión, aparecerán una serie de configuraciones entre las que se encuentra la posibilidad de agregar Google Drive al explorador de archivos como una unidad de almacenamiento más. Esto resulta muy cómodo, ya que evita tener que acceder a la web si se quiere consultar algún documento o carpeta.

Si no se quiere sincronizar Google Drive con el explorador de archivos, será necesario haber iniciado sesión en la página web de Google Drive (Google Workspace) para que se sincronicen las carpetas y archivos y se guarden en la nube.

3. Interfaz

Tal y como se indica en el apartado anterior, se debe iniciar sesión en Google en la web de Google Docs (https://docs.google.com).

Después, se abrirá un documento en blanco donde el usuario podrá comenzar a escribir. También es posible crear un documento nuevo de una manera rápida tecleando docs.new en la barra de dirección del navegador utilizado.

Crear un acceso directo en el Escritorio con la siguiente url: https://docs.google.com/document/create puede facilitar el uso de Google Docs ya que lo abrirá desde el navegador predeterminado con un nuevo documento en blanco y listo para escribir en él.

Como ocurre en el paquete de Office, Google Docs cuenta con una barra de menú a la que se accede con la combinación de teclas Alt + Mayús + f que lleva el foco al primer elemento que es el menú archivo. En dicha barra de menús se encuentran todas las funciones de edición de documentos. Esta barra de menú cuenta con las opciones de Archivo, Editar, ver, Insertar, Formato, Herramientas, Extensiones, Ayuda y Accesibilidad y dentro de cada una de ellas se localizan diferentes utilidades.

La navegación por la interfaz puede hacerse mediante la barra de menú o a través de comandos de teclado que se pueden encontrar en la ayuda de la aplicación o en la página web de Google en el enlace siguiente: Combinaciones de teclas para Documentos de Google - Ordenador - Ayuda de Editores de Documentos de Google. Conviene destacar únicamente el comando Alt + Control + . (punto) que ayuda a alternar entre las partes principales de la interfaz de Google Docs como el contenido del documento, la barra de menús y la barra lateral. No obstante, dicho comando funciona únicamente cuando hay un lector de pantalla activo con la compatibilidad habilitada.

Será necesario tener en cuenta que la mayoría de los comandos funcionan para el teclado inglés si se utiliza un teclado con distribución de portátil. Por ello, se recomienda tenerlo agregado a las distribuciones de teclado de Windows para poder ir cambiando entre teclado inglés y español pulsando Alt + Mayús. Si se utiliza un teclado expandido, esta configuración no será necesaria.

4. Combinaciones de teclado

Independientemente de la tecnología de accesibilidad utilizada (lector o magnificador de pantalla), hay comandos de teclado que son comunes y propios de la plataforma de Google Docs. En este apartado no se describen todos ellos, pero sí los que resultan relevantes cuando se utiliza, preferentemente, este método de acceso a las opciones de las aplicaciones.

Acciones comunes:

Formato de texto:

Menús:

Al mismo tiempo se pueden tener varias pestañas abiertas, cada una de ellas con un documento, para cambiar de una a otra se debe pulsar Control + Mayús + Avance o Retroceso de Página.

Este apartado se apoya en la documentación publicada por Google:

4.1 Equipo Windows

Para abrir una lista de combinaciones de teclas en Documentos de Google, se puede pulsar Control + / (barra de dividir) del teclado numérico expandido de la derecha.

Al pulsar Control + / (dividir del teclado numérico) se presentan los comandos de teclado en una región, dentro de la cual se encuentra una tabla. Para revisar los comandos de teclado con los lectores de pantalla, estando en el cuadro de edición de búsqueda, se debe desactivar el modo formulario de JAWS o el modo foco en NVDA. En el caso de usuarios del magnificador de pantalla ZoomText con niveles altos de ampliación, al presentarse los comandos en una tabla, será preciso desplazar el puntero primero al lado izquierdo para conocer la acción, y luego hacia el lado derecho para ver el comando de teclas, siendo fácil perder la referencia de la línea.

5. Windows

5.1 Lectores de pantalla

5.1.1 JAWS

JAWS es un lector de pantalla compatible con el Sistema Operativo Windows que transmite toda la información que aparece en la pantalla de un ordenador a través de una síntesis de voz o braille.

La valoración se realiza con JAWS 2026.2605, desde un equipo con sistema operativo Windows 11 usando los navegadores web Google Chrome y Microsoft Edge.

JAWS aporta toda la accesibilidad necesaria para permitir hacer un uso funcional de Google Docs como un procesador de textos. Tanto si se accede a los documentos editados desde el Explorador de archivos del Equipo como desde el propio navegador utiliza y aplica correctamente todos los comandos y combinaciones de teclas necesarias y útiles para trabajar en Google Docs, tanto aquellas de la navegación por Windows como las propias del lector de pantalla.

La funcionalidad del uso del lector de pantalla con una línea braille, tanto para la edición como para lectura de documentos, es la misma que la de otros editores de texto.

El seguimiento del foco de edición tiene un funcionamiento habitual. Todos los sensores de cursor se desplazan al lugar correspondiente sin dificultad. El desplazamiento y seguimiento del cursor por el texto desde el teclado también funciona correctamente.

Las teclas de desplazamiento y navegación aplican perfectamente sobre la revisión y lectura de los textos. No obstante, conviene resaltar un comportamiento anómalo al crear un salto de línea con Enter o el punto 8, ya que al hacerlo la línea nueva no se refleja inmediatamente, sino que se sigue mostrando la última línea del párrafo anterior. Para refrescar el foco es necesario subir con la flecha a la última línea del párrafo anterior y JAWS entonces la leerá en voz y la seguirá mostrando en la línea braille. En cuanto se pulse la flecha abajo se refleja correctamente en braille la línea vacía del nuevo párrafo además de verbalizar en voz “en blanco”.

Los comandos de selección de texto se reflejan sin problema sobre él a través de los resaltados correspondientes.

En general, todos los ajustes realizados sobre las opciones de configuración de braille en JAWS aplican correctamente sobre los documentos editados y leídos con Google Docs.

Respecto a la escritura con el teclado tipo Perkins de las líneas braille, es perfectamente funcional tanto para la escritura, ya sea en braille integral o computerizado, como para la realización de comandos de teclado.

Estos son los comandos de teclado más habituales:

  • Borrar carácter anterior o texto seleccionado: Punto 7
  • Nueva línea: Punto 8
  • Escape: Cor + z
  • Tab: Cor + 4-5
  • Mayús + Tab: Cor + 1-2
  • Principio de línea: Cor + 1-3
  • Final de línea: Cor + 4-6
  • Principio de documento: Cor + 1-2-3
  • Final del documento: Cor + 4-5-6

5.1.2 NVDA

NVDA (Non Visual Desktop Access) es un lector de pantalla gratuito y de código abierto para el sistema operativo Windows, diseñado para que las personas con ceguera total o deficiencia visual grave puedan utilizar el ordenador de forma autónoma. Convierte en voz sintetizada o en información mostrada en una línea braille el contenido que aparece en la pantalla, permitiendo acceder a aplicaciones, páginas web, documentos y otras herramientas informáticas mediante el teclado. Es compatible con los principales navegadores web, la suite Microsoft Office y numerosas aplicaciones de uso cotidiano.

Gracias a su desarrollo continuo por parte de una comunidad internacional y a su amplia compatibilidad con tecnologías de apoyo, NVDA se ha consolidado como uno de los lectores de pantalla más utilizados en todo el mundo, tanto en el ámbito educativo como en el profesional.

Para las pruebas se ha usado NVDA versión 2026.1.1 con Windows 11 y los navegadores Google Chrome y Microsoft Edge.

Al igual que JAWS, NVDA aporta a los usuarios un nivel excelente de accesibilidad al trabajar con documentos de Google Docs. En primer lugar, para llegar a los documentos creados o crear uno nuevo, NVDA presenta de forma correcta la información en voz y/o braille, tanto accediendo desde el explorador de Windows como desde la interfaz web.

El comportamiento en voz y braille de NVDA al editar documentos también es muy bueno. Se puede navegar por los mismos usando los comandos estándar y también los propios de NVDA para leer el carácter actual, la palabra o la línea, etc. También se presentan correctamente a los usuarios los atributos del texto además de los errores de ortografía y gramática. No obstante, cuando se informa al usuario de que existe un error, no se distingue correctamente si es gramatical o de ortografía como sí ocurre en otros paquetes de ofimática de escritorio. Por otra parte, también presenta un comportamiento correcto en comparación con JAWS al reflejar en voz y braille el paso a una línea nueva después de pulsar Enter.

Los comandos para editar texto usando línea braille son comunes a JAWS y NVDA por lo que funcionan de forma similar con ambos. Un ejemplo de ello es el punto 8 para línea nueva, punto 7 para borrar el último carácter introducido, etc.

Es importante mencionar que, aunque al crear un documento nuevo o abrir uno existente, NVDA entra automáticamente de forma correcta en el modo foco para permitir a los usuarios editar, con esa activación automática persiste en voz y en braille la expresión “contenido del documento” antes de cada línea en el caso de braille y se verbaliza antes de la primera línea en caso de la voz. Para resolver este inconveniente hay que forzar el modo de exploración con el comando insert + Espacio y volver al modo foco usando el mismo comando. Haciendo esto solamente aparece el texto que se edita sin que esté acompañado por “contenido del documento”.

5.2 Magnificadores de pantalla Windows

Al igual que con los lectores de pantalla, Google Docs dispone de una configuración específica llamada "Compatibilidad con la lupa". Se recomienda tener esta opción activada cuando se vayan a utilizar los documentos de Google con magnificadores como ZoomText o la Lupa de Windows, ya que puede mejorar su comportamiento.

5.2.1 ZoomText

ZoomText es un magnificador de pantalla que se ejecuta en el Sistema Operativo Windows, facilita el manejo de todo el entorno y sus aplicaciones a personas con deficiencia visual grave. Permite ampliar la información que se presenta en pantalla y también dispone del apoyo de síntesis de voz para la identificación de controles o lecturas de textos.

La valoración se realiza con ZoomText 2026.2606, con el lector del foco activado, desde un equipo con sistema operativo Windows 11 usando los navegadores Web Google Chrome y Microsoft Edge.

Este apartado se apoya en la siguiente documentación publicada por el equipo de soporte de Google:

Se dispone de comandos de teclado para situar el foco de Windows en cada uno de los menús de la interfaz de usuario, pero no de un comando de teclado genérico, a estilo Windows, para situarse en la barra de menú. Tampoco existe un comando de teclado para navegar a la barra de herramientas o pasar desde el menú a esta barra de herramientas.

Para las situaciones descritas es necesario usar el puntero del ratón.

No respeta el tema oscuro que se puede haber establecido en el sistema operativo Windows, por lo que puede causar deslumbramiento al trabajar con fondos blancos.

El comportamiento del lector de aplicaciones de ZoomText no es del todo correcto, ya que cuando se activa, siempre comienza a leer la barra de menú en vez del texto del documento.

Esto implica que para los usuarios que necesiten utilizar magnificación y síntesis de voz sea una mejor opción utilizar otras herramientas de accesibilidad como por ejemplo la lupa de Windows y un lector de pantalla como JAWS o NVDA. Se ha comprobado que el comportamiento de estas herramientas de manera conjunta es más estable que utilizar el lector de aplicaciones de ZoomText.

A partir de la versión de ZoomText 2026.2606 se muestran las mejoras de cursor o foco. Es necesario tener en cuenta la versión del software ya que en las anteriores no se mostraban pese a estar configuradas correctamente.

Lo mismo ocurre con el foco de escritura, a partir de la versión anteriormente mencionada, hace un seguimiento correcto.

En ZoomText conviene resaltar el foco de Windows para poder identificar el elemento actualmente seleccionado, en especial si se utilizan comandos de teclado. Se puede acceder a la interfaz de ZoomText > pestaña “Ampliador” > desplegar “Foco” > seleccionar “Ajustes”, para utilizar un grosor “Medio”.

5.2.2 Lupa

La funcionalidad de la lupa es algo menor que la de otros magnificadores de pantalla como ZoomText. No obstante, es suficiente para aquellos usuarios que simplemente precisen de ampliación y en ocasiones necesiten el soporte de la voz.

La ampliación es totalmente compatible con los documentos de Google. Se ha podido comprobar que la calidad de la magnificación es mejor cuando, en configuración, está desactivada la opción "Suavizar bordes de texto e imágenes".

Aun así, al ampliar la imagen, los textos se desenfocan.

Respecto a la síntesis de voz, si está activada la compatibilidad con lector de pantalla, la lupa leerá correctamente el texto. Sin embargo, siempre comienza a leer la columna situada a la izquierda como "imagen gráfico", lo que puede ocasionar problemas a algunos usuarios ya que, aunque se haya pinchado con el ratón el texto, la síntesis comenzará a leer en otro lugar.

En cuanto al seguimiento del foco de escritura, las pruebas realizadas han ofrecido buenos resultados. Sin embargo, mientras la síntesis de voz lee un texto, la imagen ampliada no acompaña al foco de lectura.

Si bien se puede utilizar esta herramienta con documentos de Google, hay ciertos comportamientos que pueden generar desconcierto o incomodidad en el usuario como el orden de lectura o la calidad de la imagen con ampliación.

6. Chromebook

Un Chromebook es un ordenador cuyo sistema operativo es ChromeOS. Se caracteriza por ser un recurso barato ya que no es necesario que tenga una gran memoria, debido a que alberga todo en la nube.

A diferencia de los ordenadores Windows, no es posible instalar lectores de pantalla como JAWS o NVDA ni magnificadores de pantalla como ZoomText por lo que tienen sus propias herramientas de accesibilidad.

En este apartado se hace referencia al uso de este dispositivo con magnificación o recursos visuales ya que el lector de pantalla es insuficiente o menos operativo para acceder a Google Docs.

Las pruebas se han realizado en un Chromebook HP con Versión Google ChromeOS: 147.0.7727.147.

Chromebook dispone de una lupa que permite magnificar la pantalla de los documentos y responde al seguimiento en tiempo real del foco del sistema y del cursor de escritura.

Se han realizado pruebas con algunos documentos y el resultado ha sido satisfactorio, aunque es necesario realizar ciertas configuraciones para que el seguimiento del foco del sistema sea correcto.

En los ajustes de Chromebook / Accesibilidad / Lupa se debe activar "Enunciar selección".

En cuanto al seguimiento del cursor de escritura, se ha observado que al copiar y pegar texto realiza un pequeño salto. Esto no impide el uso de esta herramienta, aunque puede ocasionar algún inconveniente a ciertos usuarios.

La lupa se puede activar a través del menú de configuración y también utilizando los siguientes comandos de teclado:

Nota: la tecla búsqueda/selector está situada entre la tecla shift y el tabulador.

Respecto a otras configuraciones visuales, Chromebook permite configurar otros aspectos como:

Se han realizado varias pruebas y han tenido un resultado adecuado.

7. MacOS

Para la realización de esta evaluación se ha utilizado un Mac Mini M2.

Al igual que con los equipos Windows, es necesario habilitar la compatibilidad con lectores de pantalla, pero tras realizar distintas pruebas se ha podido observar que pese a estar habilitada, el funcionamiento de VoiceOver no es correcto.

Cuando se abre un nuevo documento, el usuario puede escribir directamente en él, pero si se desplaza utilizando las teclas de navegación básicas (Ctrl + Option + flecha derecha/izquierda) a cualquier otro elemento de la pantalla no es posible regresar al cuadro de edición.

Además, se ha observado que el eco de teclado no funciona correctamente ya que cuando se configura en caracteres y palabras tan solo lee los caracteres. Si se configura en palabras no lee nada.

Respecto a las personas con deficiencia visual grave, la magnificación funciona correctamente, sin embargo, mientras se escribe en el documento, el foco de escritura no se desplaza.

8. Uso de documentos compartidos con herramientas de accesibilidad

Una de las características de los documentos de Google es la capacidad de que varias personas trabajen de manera colaborativa en el mismo documento sin necesidad de tener el archivo guardado de manera local.

Se ha observado que la sincronización de la información es instantánea siempre que se cuente con una conexión a internet adecuada.

Se han realizado varias pruebas con las herramientas de accesibilidad mencionadas anteriormente en las cuales se ha podido observar lo siguiente:

9. Conclusiones

Google Docs es una herramienta de procesamiento de textos en línea que forma parte del entorno Google Workspace. Permite crear, editar y compartir documentos en la nube sin necesidad de instalar ningún software. Destaca por el guardado automático y la colaboración en tiempo real, convirtiéndose en una herramienta de referencia en los ámbitos educativo, profesional y administrativo.

Para los usuarios en etapa educativa que utilicen un lector de pantalla se considera una herramienta de prestaciones similares a un procesador de texto como Word. Se han realizado distintas pruebas de lectura y edición de documentos para corroborar su accesibilidad y han resultado satisfactorias tanto para síntesis de voz como para la línea braille.

Respecto al uso con magnificación de pantalla, se ha comprobado que es compatible con la lupa de Windows y la magnificación de los ordenadores Chromebook permitiendo así usar esta herramienta en su día a día.

Sin embargo, se han detectado algunos problemas de funcionamiento cuando se utiliza ZoomText como por ejemplo el comportamiento errático del lector de aplicaciones.

En definitiva, el uso de Google Docs es recomendable para usuarios de lector de pantalla y magnificador ya que se trata de una herramienta accesible que destaca por el trabajo en entornos colaborativos.

En cuanto a los usuarios que usen ZoomText con síntesis de voz es recomendable el uso de otras herramientas de accesibilidad como la lupa de Windows y el lector de pantalla JAWS o NVDA ya que el comportamiento es más estable.

Respecto al sistema operativo MacOS, los documentos de Google no son accesibles ni para usuarios de lector de pantalla ni para usuarios de magnificación por lo que no es recomendable su uso con estos recursos de accesibilidad.

Finalmente, se ha concluido que el uso de lector de pantalla en los ordenadores Chromebook no permite un acceso cómodo a los documentos de Google.